4.8. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ С ПРИМЕНЕНИЕМ ЭЛЕКТРОННО-ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ

Как уже отмечалось, документирование может осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование), но также и на искусственном языке. В этом случае информация обрабатывается с помощью электронно-вычислительных машин, кодируется, т.е. представляется в той или иной стандартной форме. Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных формах и, напротив, разные сведения могут быть представлены в похожей форме.

К кодированию информации человек стал прибегать с давних пор. Как справедливо отмечается в литературе, уже письмо и арифметика представляют собой не что иное как системы кодирования речи и числовой информации. Однако решающий шаг был сделан в результате изобретения так называемого двоичного кодирования, т.е. кодирования информации с помощью всего лишь двух символов – 0 и 1, называемых битами (от англ. bit – binary digit – двоичная цифра). Таким способом стало осуществляться кодирование букв, цифр, других знаков и символов, а также изображения, звука. Именно двоичное кодирование было заложено в конструкцию компьютеров.

Техническими предпосылками появления компьютера стало развитие электроники и счётно-аналитической вычислительной техники. Ещё во второй половине 18 века француз Ж.М.Джакард предложил использовать машинные перфокарты для управления ткацкими станками. А в 1834 г. Ч.Бэббедж разработал проект управляемой с помощью программы счётной механической аналитической машины, имевшей практически те же устройства, что и современные компьютеры: память, арифметическое устройство, устройства управления, ввода и вывода информации. В конце 19 века Г.Холлерит сконструировал электромеханическую счётную машину, способную сортировать и считывать информацию с перфокарт, использовавшихся как матричные носители документированной информации. С помощью этой машины удалось всего лишь за один год обработать материалы 11-й переписи населения Северо-Американских Соединённых Штатов, вместо первоначально предполагавшихся 7 лет⁷¹. В России счётные машины для работы с перфокартами впервые были применены в 1897 г. для обработки материалов первой всеобщей переписи населения.

В первой четверти 20 столетия были изобретены и широкое распространение в радиотехнике получили электронные лампы.

В результате на рубеже 1930-х – 1940-х годов сразу в нескольких странах мира, в том числе и в СССР, возникла идея создания программно управляемых вычислительных машин. В нашей стране серийное производство ЭВМ было налажено в 1952 г.

С появлением компьютеров началось быстрое развитие автоматизации процессов документирования информации, её передачи, хранения и использования. Всё более широкое распространение получают документы на машинных носителях, т.е. документы, созданные с использованием материальных носителей и способов записи, обеспечивающих обработку документированной информации электронно-вычислительной техникой.

На первых порах в процессе работы с ЭВМ использовался преимущественно перфорационный метод закрепления, передачи и хранения кодированной информации, т.е. необходимая информация с помощью специальных машин – перфораторов и контрольников фиксировалась на машинных перфокартах или перфолентах в виде круглых либо прямоугольных пробивок в определённых информационных точках. Впоследствии закрепление закодированной информации стало осуществляться преимущественно на магнитной ленте, магнитных дисках и др.

С начала 1960-х годов в Советском Союзе стали действовать первые вычислительные комплексы, предназначенные для автоматизированной обработки управленческой информации. К середине 1980-х годов в стране насчитывалось уже более 6000 автоматизированных систем управления. Это привело к массовому созданию управленческих документов на машинных носителях. В 1982 г. было создано первое в СССР архивохранилище машиночитаемых документов⁷².

С конца 1980-х гг. в нашей стране начинается широкое использование персональных компьютеров. К настоящему времени в большинстве организаций, учреждений, на предприятиях работа с документами осуществляется преимущественно с помощью компьютерной техники. Таким образом, электронные документы прочно вошли в сферу документационного обеспечения управления. Во второй половине 1990-х годов вошёл в употребление и сам термин “электронный документ”.

Электронные документы имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована на материальном носителе. Лишь после декодирования эта информация приобретает понятный для пользователя вид (изображение на экране монитора, принтерная распечатка и т.п.).

Подобная специфика порождает дискуссии вокруг понятия “электронный документ”. Не случайно сам этот термин пока отсутствует в Государственном стандарте. Вместо него в ГОСТе Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” сохранён прежний термин - “документ на машинном носителе”, который определяется как “документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной”. Предлагаемые же в документоведческих исследованиях определения электронного документа нуждаются в совершенствовании и уточнении.

1. Дайте определения понятий “документирование” и “способы документирования”.
2. Назовите основные этапы в развитии письма. Чем они отличались друг от друга?
3. Что такое стенография? Каковы области её применения?
4. В чём заключаются особенности технического документирования?
5. Охарактеризуйте основные группы и виды технической документации.
6. Что есть общего между фото- и кинодокументированием?
7. Что такое видеозапись? Чем она отличается от кинодокументирования?
8. Каковы особенности аудиодокументирования?
9. Раскройте сущность понятия “аудиовизуальные документы”. Где они используются?
10. В чём состоит принципиальное отличие документирования с применением электронно-вычислительной техники от всех других способов документирования?

Литература:

ГОСТ 13699-91. Запись и воспроизведение информации. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1991.

ГОСТ 7.69-95 “СИБИД. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения” // Вестник архивиста. 1997. № 5. С.67-71.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.

Истрин В.А. Возникновение и развитие письма. М.: Наука, 1965.

Кузин А.А., Филиппов Н.Г. Техническое документирование: Учеб. пособие. М.: МГИАИ, 1973.

Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Т. Делопроизводство и техническая документация. М.: Высшая школа, 1991.

Магидов В.М. Кинофотодокументы как объект источниковедения (историография вопроса) // Советские архивы. 1991. № 4. С.27-38; № 5. С.12-23.

Павленко Н.А. История письма. Минск, 1987.

Пигарев А.Ю. Курс современной стенографии: Учеб. Новосибирск: ЮКЭА, 2000.

Рейсер С.А. Русская палеография нового времени. Неография. М.: Высшая школа, 1982.

Тихонов В.И. Сущностные характеристики, состав и классификация электронных документов // Делопроизводство. 1999. № 2. С.48-56.

Фотография: Энциклопедический справочник. Минск, 1992.

Чибисов К.В. Фотография в прошлом, настоящем и будущем. М.: Наука, 1988.